Stadt Heubach

Amtliche Beglaubigung von Abschriften, Ablichtungen, Vervielfältigungen und Negativen

Mit der amtlichen Beglaubigung einer Ablichtung bestätigt die Behörde, dass die Kopie mit dem Original übereinstimmt.

Die zuständige Stelle beglaubigt die Abschrift durch einen Beglaubigungsvermerk, der folgende Angaben enthalten muss:

• genaue Bezeichnung des Schriftstücks, dessen Abschrift oder Kopie beglaubigt wird
• Feststellung, dass die Abschrift oder Kopie mit dem vorgelegten Schriftstück übereinstimmt
• Ort und Tag der Beglaubigung
• Unterschrift der Person, die die Beglaubigung durchführt und das Dienstsiegel
• wenn das Ausgangsdokument nicht von einer Behörde ausgestellt worden ist: Hinweis, dass die beglaubigte Abschrift oder Kopie nur bei der angegebenen Behörde vorgelegt werden darf

Hinweis: Zusätzliche Feststellungen enthalten Ausdrucke von elektronischen Dokumenten, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden sind (in diesem Fall werden die Unterschrift des Bediensteten oder der Bediensteten und das Dienstsiegel durch eine qualifizierte Signatur ersetzt).

In erster Linie beglaubigen jene Stellen Abschriften oder Kopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt haben (z.B. die Schule, die das Zeugnis ausgestellt hat, beglaubigt eine Kopie des Schulzeugnisses). Ihre Wohnortgemeinde kann behördliche Schriftstücke oder Abschriften beglaubigen, die Sie einer anderen deutschen Behörde vorlegen müssen.

Hinweis: Abschriften oder Kopien von Personenstandsurkunden (Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden) können nicht beglaubigt werden. Personenstandsurkunden sowie Abschriften aus den jeweiligen Personenstandsregistern dürfen nur die Standesämter ausstellen, die das jeweilige Register (Geburtenregister, Eheregister, Sterberegister) führen, da die Urkunden und Abschriften immer den aktuellen Stand der Registereinträge darstellen müssen (Beispielsweise kann in einer ältere Geburtsurkunde noch kein Vater eingetragen sein, wenn die Vaterschaft erst später anerkannt wurde).

Achtung: Von der beglaubigten Kopie ist die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens zu unterscheiden. Damit wird bestätigt, dass die Urkunde von der Person stammt, die sie unterzeichnet hat (z.B. Schriftstücke, für die eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist).

Generelle Zuständigkeit:

• jede Behörde für Abschriften von Schriftstücken,
  • die sie selbst ausgestellt hat oder
  • die für ihren eigenen Gebrauch sind
• die Gemeinde Ihres Wohnortes für die amtliche Beglaubigung von Schriftstücken,
  • die von einer deutschen Behörde ausgestellt worden sind oder
  • deren Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt werden
• jeder Notar und jede Notarin

Hinweis: Adressen der Notare und Notarinnen in Deutschland finden Sie bei der Bundesnotarkammer.

Unterlagen:

• Personalausweis oder Reisepass
• die entsprechende zu beglaubigende Abschrift, Ablichtung, Vervielfältigung
• die Urschrift (Originalschriftstück)

Ablauf:

Zunächst legen Sie bei der zuständigen Stelle das Originalschriftstück und die entsprechende Anzahl Kopien vor. Diese Kopien werden dann von der zuständigen Stelle mit dem Original verglichen. Stimmen die Dokumente überein, wird auf der Kopie ein Beglaubigungsvermerk angebracht.

Hinweis: Nur in wenigen Fällen macht die zuständige Stelle selbst die Kopie(n). Diese müssen Sie extra bezahlen.

Sie können persönlich zu der zuständigen Stelle gehen oder eine Vertretung, der Sie eine schriftliche Vollmacht erteilt haben, schicken. Ebenso ist eine Zusendung der Urkunde an die zuständige Stelle per Post im Einzelfall möglich.

Kosten:

Die Beglaubigung ist eine kostenpflichtige Amtshandlung. Die Höhe der Gebühr richtet sich nach der Gebührenordnung, die für die beglaubigende Stelle gilt. Für Beglaubigungen durch Gemeinden ist die jeweilige Gebührensatzung der Gemeinde maßgebend. Die Gebühr eines Notars oder einer Notarin richtet sich nach der Kostenordnung.

Rechtsgrundlage:

• § 33 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Beglaubigung von Dokumenten)
• Gebührenverordnung (GebVO)
• § 42 Beurkundungsgesetz (Beglaubigung einer Abschrift)
• Gesetz über die Kosten in Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit (Kostenordnung)

Zuständige Behörden:

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